หน้าเว็บ

วันศุกร์ที่ 14 ธันวาคม พ.ศ. 2555

สือประกอบการเรียน เรื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้นเกี่ยวกับ Program Excel

ส่วนประกอบของโปรแกรม excel

ขอขอบคุณข้อมูลจากเว็บ youtube.com



Excel 2010: VLookup Function

ขอขอบคุณข้อมูลจากเว็บ youtube.com


การหาค่าเฉี่ย  Excel
ขอขอบคุณข้อมูลจากเว็บ youtube.com

ผู้จัดทำบล็อค


ผู้จัดทำบล็อค  นายอมฤต ศรีประเสริฐ
สถานที่ทำงาน วิทยาลัยเทคโนโลยีวีรสุนทรบริหารธุรกิจ
ตำแหน่ง ฝ่ายคอมพิวเตอร์ และกองทุนนักศึกษา
ที่อยู่ทำงาน 43 แขวงหนองค้างพลู  เขตหนองแข ม กรุงเทพฯ 10160
การศึกษา บริหารธุรกิจบัณฑิต สาขาคอมพิวเตอร์  มหาวิทยาลัยเอเชียอาคเนย์
ปัจจุบัน นักศึกษา ป.บัณฑิตรุ่น 7 ห้อง 1 มหาวิทยาลัยธนบุรี

วัตถุประสงค์รายวิชา

จุดประสงค์รายวิชา 
1. เพื่อให้เข้าใจโครงสร้างและการใช้งานของโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับงานอาชีพ
 2. เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการจัดทำเอกสารจัดการฐานข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล การนำเสนอผลงานและการผลิตสื่อในงานอาชีพ 
3. เพื่อให้มีกิจนิสัยในการค้นคว้าหาความรู้เพิ่มเติม 

===========================================================

ยินดีต้อนรับเข้าสู่บทเรียนวิชาโปรแกรมสำเร็จรูปในงานอาชีพ
ระดับชั้นประกาศนียบัติวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.1) ทุกคน  
          ในบทเรียนที่อาจารย์ได้ยกมาเป็นเนื้อหาให้นักเรียน นักศึกษาได้ศึกษาเนื้อหาเพิ่มเติมและมีแบบฝึกทักษะให้ได้ลองทำกันถ้านักเรียนมีข้อสงสัยหรือทำไม่ได้ฝากข้อความเอาไว้ได้ที่ http://amairit.blogspot.com/     นะครับแล้วอาจารย์จะตอบข้อสงสัยให้นะครับ..  

แผนการสอน

แผนการสอนวิชา โปรแกรมสำเร็จรูปในงานอาชีพ

ระดับ ปวส.1  สัปดาห์ที่...
หน่วยการเรียนที่  เรื่อง   คอมพิวเตอร์เบื้องต้นเกี่ยวกับ   Program Excel
ใช้เวลาในการสอน  ชั้วโมง    สอนมาแล้ว ......  ชั่วโมง   สอนครั้งนี้ ......   ชั่วโมง
ใช้สอนวันที่  .....  เดือน................................... พ.ศ.…………    

1.  สาระสำคัญ
      โปรแกรม  Microsoft Excel  เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางด้าน  Electronic  Speasheet  ซึ่งทำงานภายใต้ระบบ  Windows   ที่รวมเอาความสามารถเด่น ๆ  3  ด้านเข้าไว้ด้วยกัน  คือ  ด้าน  Speasheet  Graphic  และ  Database  โดยมีคำชี้แจงและฟังก์ชั่นต่าง ๆ  ให้เลือกเป็นจำนวนมาก

2. จุดประสงค์การเรียนรู้
     2.1    อธิบายประโยชน์ของโปรแกรม  Excel ได้
     2.2    อธิบายส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม  Excel ได้
      2.3    สามารถเปิด ปิด  โปรแกรม  Excel ได้

3. เนื้อหา
3.1      ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ  Program Excel  และส่วนประกอบของหน้าจอ  Program Excel
คำชี้แจง  และแถบเครื่องมือ  เมนูคำชี้แจง
3.2  ขั้นตอนการใช้  Program Excel,   การตั้งค่าหน้ากระดาษ, การกำหนดระยะขอบกระดาษ
การบันทึกข้อมูล และการปิดแฟ้ม และออกจากโปรแกรม

4. กิจกรรมการเรียนการสอน/กระบวนการเรียนรู้

ขั้นนำเข้าสู่บทเรียน
      ครูผู้สอนให้นักเรียนแสดงท่ากายบริหารที่นักเรียนถนัด  และครูแนะนำนักเรียนในการใช้โปรแกรมเอ็กเซลล์จนคำชี้แจง  และเมนูที่จำเป็นในการใช้   ของคอมพิวเตอร์ เพื่อนักเรียนได้เข้าใจ และการพิมพ์งานเอกสารในโปรแกรมเอ๊กเซลล์  พร้อมใช้คำชี้แจงจากเมนูแฟ้ม  ได้อย่างถูกต้อง  และเปิดโอกาสให้นักเรียนได้สนทนากัน  และสอบถามตามที่ไม่เข้าใจในส่วนต่าง ๆ

ขั้นสอน
1. ทดสอบก่อนเรียน
2. แบ่งกลุ่มนักเรียนออกเป็น   5   กลุ่ม ๆ ละ  7 8  คน
3. ให้นักเรียนได้ศึกษาใบความรู้เรื่องระบบปฏิบัติการใช้โปรแกรมเอ็กเซลล์
4.  เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมอธิบายประกอบใบความรู้  โปรแกรมเอ๊กเซลล์  ส่วนประกอบหน้าจอ  คำชี้แจง  แถบเครื่องมือ  การตั้งค่าหน้ากระดาษ  ขอบกระดาษ  และการบันทึกข้อมูลเป็นตัวอย่าง
5.  เปิดโอกาสให้นักเรียนได้สอบถามในส่วนที่ยังไม่เข้าใจ ในเมนูต่าง ๆ
6.  ให้นักเรียนฝึกปฏิบัติจากเครื่องคอมพิวเตอร์จริง
7.  ประเมินผลการตอบคำถามในใบงาน
8.  ทดสอบหลังเรียน

ขั้นสรุป
     ครูให้นักเรียนมารายงานตามที่ตัวเองเข้าใจในระบบปฏิบัติการพิมพ์งานจากโปรแกรมเอ็กเซลล์ใน เครื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้นในวันนี้เป็นรายบุคคล  แล้วครูเป็นผู้ชี้แนะเกี่ยวกับระบบปฏิบัติการ  และใช้คอมพิวเตอร์อย่างถูกต้อง   ให้นักเรียนได้เข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติจริงได้

5.    สื่อการเรียนการสอน/แหล่งการเรียนรู้
       5.1 ใบความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบปฏิบัติการเรียกใช้ COPUTER
       5.2   เครื่องคอมพิวเตอร์ในห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์
       5.3    การพิมพ์เอกสารในโปรแกรมเอ๊กเซลล์ ในห้องเรียนคอมพิวเตอร์

 6.     วิธีวัดผลประเมินผล/กระบวนการประเมินผล

จุดประสงค์/เนื้อหาที่จะวัดผล
วิธีการวัด/ประเมินผล
เครื่องมือที่ใช้วัดผล
1.  แบบประเมินผลการตอบคำถาม
2.  การฝึกปฏิบัติการใช้คำชี้แจงเครื่องมือ
3.  ผลงานการบันทึกในสื่อบันทึก
-  การสังเกตในการปฏิบัติงาน
-  การสนทนา การซักถาม
-  เครื่องคอมพิวเตอร์
-  การปฏิบัติจริงจากเครื่องคอมพิวเตอร์
-  ใบงานการฝึกปฏิบัติ


แบบทดสอบก่อนเรียน

เรื่อง  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel

1. การคำนวนณหาดอกเบี้ยจ่ายควรใช้โปรแกรมใด
ก. Microsoft Word
ข. Microsoft Excel
ค. Microsoft Access
ง. Microsoft PowerPoint
2. ข้อใดคือคุณสมบัติที่สำคัญของโปรแกรม Microsoft Excel
ก. เป็นโปรแกรมที่ใช้ใการพิมพ์งาน
ข. เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการออกแบบรูปภาพต่างๆ
ค. เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการตกแต่งภาพและตัวอักษรได้ดี
ง. เป็นโปรแกรมที่จัดการข้อมูลในตารางได้เป็นอย่างดี
3.ข้อใดต่อไปนี้กล่าวถึงคุณสมบัติที่สำคัญของโปรแกรม Microsoft Excel ได้ถูกต้องที่สุด
ก. Excel ไม่สามารถคำนวณสูตรข้ามเซลล์ได้
ข. Excel ไม่สามารถย้อนกลับมาแก้ไขข้อมูลในเซลล์ได้หลังจากที่เปลี่ยนเซลล์ใหม่แล้
ค. Excel สามารถที่จะเรียงลำดับข้อมูลที่ต้องการจากตารางมาวิเคราะห์ได้ว
ง. Excel สามารถตกแต่งตารางได้แต่ไม่สามารถคำนวณข้อมูลจากตารางที่ไม่เหมือนกันได้
4. ข้อใดเป็นชื่อเรียกของตารางที่ใช้เก็บข้อมูลของโปรแกรม Microsoft Excel
ก. Name Box
ข. Title Ba
ค. Sheet Tabr
ง. Worksheet
5. ส่วนประกอบใดของโปรแกรม Microsoft Excel มีแต่ Microsoft Word ไม่มี
ก. แถบเครื่องมือ (Tool Bar)
ข. แถบชื่อเรื่อง(Title Bar)
ค. แถบคำสั่ง (Menu Bar)
ง. แถบสูตร (Formular Bar)
6. จากตารางทำงานแถวและสดมภ์ตัดกันเป็นช่องเรียกว่า
ก. แถว (Row)
ข. เซลล์ (Cell)
ค. สดมภ์ (Column)
ง. ตาราง (Table)
7. ถ้าสมชายต้องการเปิดใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ต้้องปฏิบิติอย่างไร
ก. คลิกที่ปุ่ม Start ไปเลือกที่  Microsoft Excel
ข. Double Click ที่สัญลักษณ์  
ค. สมชายจะเข้าสู่โปรแกรมวิธี ข หรือ ค ก็ได้
ง. คลิกที่ปุ่ม Start ไที่ All Program และ  Microsoft Office คลิกที่  Microsoft Office Excel
8. สมชายไม่ต้องการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ต้องปฏิบัติได้โดยวิธีใด
ก. คลิกที่ บนแถบคำสั่ง
ข. เลือก แฟ้ม (File) > จบการทำงาน (Exit)
ค. ไปที่ปุ่ม Control Menu Bar คลิกที่ ปิด (Close)
ง. สามารถปฏิบัติได้ทั้งข้อ ก ข้อ ข และข้อ ค
9.สมชามกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่มอักษร N เป็นการให้โปรแกรมทำงานใด
ก. เปิดสุดงานใหม่
ข. เปิดสมุดงานเดิม
ค. บันทึกสมุดงาน
ง. บันทึกสมุดงานเป็นชื่อใหม่
10. สมชายต้องการบันทึกข้อมูล สามารถทำได้โดย
ก. คลิกที่
ข. คลิกที่File > new
ค. คลิกที่ปุ่ม Ctrl+D
ง. สมชายสามารถทำได้ทั้ง 3 วิธี


 

บทเรียนที่ 1 เรื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้นเกี่ยวกับ Program Excel

มารู้จักกับ Microsoft Excelกันดีกว่า
โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรมตารางทำงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมภ์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจาก A,B,C,...รื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์ (Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...รื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว (Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ปัจจุบันโปรแกรมตารางทำงาน  มีความสามารถ 3 ด้าน คือ  คำนวณ  นำเสนองานด้วยกราฟและแผนภูมิ จัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประเภทตารางทำงานมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ปี 2522ใช้โปรแกรมตารางทำงานชื่อว่า  วิสิแคล(VisiCalc) ต่อมาปรับปรุงชื่อว่า ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) ในปี 2525  ในพัฒนาโปรแกรมชื่อว่า มัลติแพลน (Multiplan) ปี 2526ได้ปรับปรุงโปรแกรมชื่อว่าโลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เป็นที่นิยมอย่างมาก  ออราคิล (Oracle) และต่อมาบริษัทไมโครซอฟท์ได้พัฒนาระบบงานวินโดวส์ขึ้นมาเพื่อให้ใช้ได้ง่ายชื่อว่า ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล (Excel)
                โปรแกรมตารางทำงานหรือกระดาษคำนวณ(Spreadsheet) ที่มีใช้ในประเทศไทย เริ่มจากโปรแกรม Lotus 1-2-3 ที่ทำงานบน DOS และได้รับการพัฒนาการใช้อย่างต่อเนื่องเป็น Microsoft Excel
คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel
 1.  ความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft  Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น
2.  ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน  เช่นฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ
3.  ความสามารถในการสร้างกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที
4.  ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น
5.  ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล โปรแกรม  Microsoft  Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้
6.  ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน
7.  ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ
ารเรียกใช้งาน  โปรแกรม Microsoft Excel สามารถทำงานได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1  เรียกใช้โปรแกรมผ่าน Start Menu มีวิธีดังนี้
1.  คลิกที่ปุ่ม
2.  เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program   
3.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office
4.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office Excel คลิก
วิธีที่ 2  เรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel จาก ช็อทคัท(Shortcut) โดยดับเบิ้ลคลิก (Double Click) ที่ สัญลักษณ์
โครงสร้างของ Microsoft Excel
มื่อเข้าสู่การทำงานของ โปรแกรม Microsoft Excel  จะปรากฏหน้าตาของโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยโครงสร้างต่าง ๆ  ดังรูป
ปกติการเรียกใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel  เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆ แผ่นรวมกน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สูงสุด 255 แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก
ครงสร้างของแผ่นงาน (WorkSheet)  จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โ(Insert) > แผ่นงาน (Worksheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน (worksheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรกดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งของแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้นสุดที่ 65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์ (Column) จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A - IV สดมภ์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell) ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์ และมีชื่อเรียกตามชื่อสดมภ์หรือคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 หมายถึงอยู่ที่สดมภ์หรือคอลัมน์ A แถวที่ 1
ภาพแสดงโครงสร้างของMicrosoft Excel
 1.  แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมนั้นซึ่งคือMicrosoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน
 
2.  แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่  แฟ้ม (File)  แก้ไข(Edit)  มุมมอง (View)  แทรก (Insert)  รูปแบบ (Format)  เครื่องมือ (Tool)  ข้อมูล (Data)  หน้าต่าง(Window)   ตัวช่วย (Help)
 
3.  แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหรับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ ได้แก่
 3.1  แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)

       3.2  แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar)
      3.3  แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tool Bar)
 
4. แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล  จะแตกต่างจากโปรแกรม Microsoft Word ที่ไม่มี

 
5.  แถบชีตงาน (Sheet Bar)  แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่
 6.  แถบสถานะ (Status Bar)  เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์

 
7.  แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น ลง
   
แถบเลื่อนขึ้นเลือ่นลง
แถบเลื่อนซ้ายเลือนขวา
 8.  ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) หรือ (Cell Pointer) คือเซลล์ที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น  เซลล์ที่เป็นแอกทีฟเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่

 
9.  สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน
 
10.  
แผ่นงาน (Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็นกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตรคำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซลล์แล้วยังสามารถวางวัตถุ เช่น รูปภาพหรือชาร์ต (Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย
การสร้างแฟ้มข้อมูล
มีวิธีการการสร้างเอกสารใหม่ สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน
1.  สร้างสมุดทำการใหม่จากเมน
               
1.1  นำเมาส์คลิกที่เมนูแฟ้ม
(File)
               
1.2  คลิกเลือก สร้าง
(New)  
2.  สร้างสมุดทำการโดยคลิกที่ 
3. 
สร้างสมุดทำการโดยกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม N  ที่คีย์บอร์ด
สรุปการสร้างเอกสารใหม
ชนิดของข้อมูลที่ต้องการใส่ในเซลล์ของโปรแกรม Microsoft Excel
1.  ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวอักษร  ตัวเลข เครื่องหมาย การใส่ข้อมูลที่มีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ข้อความนั้นจะถูกแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยู่ทางขวามือ ตราบใดที่เซลล์ทางขวามือนั้นยังไม่มีข้อมูล ข้อมูลชนิดนี้จะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายของเซลล์เสมอ
2.  ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ข้อมูลที่นำมาคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชิดขวา  และไม่สามารถแสดงผลเกินความกว้างของเซลล์ได้ ถ้าความกว้างของเซลล์ไม่พอจะปรากฏเครื่องหมาย ####### การแก้ไขโดยขยายความกว้างของเซลล์ออกไป
3.  ข้อมูลประเภทวันที่ (Date) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่และเดือน เดือนและปี หรือวันที่ เดือนและปี โดยเดือนสามารถกำหนดได้ทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ข้อมูลชนิดนี้นำไปคำนวณได้
 4.  ข้อมูลประเภทเวลา (Time) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย : ข้อมูลชนิดนี้สามารถนำไปคำนวณได
5.    ข้อมูลประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทนี้คือสมการคณิตศาสตร์ จะต้องใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า
การป้อนข้อมูล
เริ่มการป้อนข้อมูลในเซลล์
                เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel เริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์ โดยการเลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนขอมูล พิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์ จะปรากฏในเซลล์ทำงานและในแถบสูตรจะถือว่าสมบูรณ ข้อมูลอยู่ในเซลล์นั้นก็ต่อเมื่อมีการยืนยันโดยการกดแป้น Enter หรือคลิกที่เครื่องหมาย ถูก บนแถบสูตรหรือเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปเซลล์อื่น  เมื่อต้องการยกเลิกการป้อนข้อมูลให้กด ปุ่ม <ESC>
ขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในเซลล์
               1.  ลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลโดยการคลิกเมาส์เซลล์เป็น Active Cell
2. พิมพ์ข้อความในเซลล์
3.  กดแป้น  Enter
 หรือคลิกที่ เครื่องหมายถูกในแถบสูตร
มื่อยืนยันข้อมูลให้สังเกตตัวชี้เซลล์เมื่อกด Enter กับคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์ต่างกันเมื่อกด Enter ตัวชี้เซลล์จะเลื่อนลงมา 1 บรรทัด ถ้าคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์เดิ
ารป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน
คลิกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อมูลเมื่อต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ให้กดปุ่ม ALT +  ENTER จะพบว่าว่าเคอร์เซอร์จะขึ้นบรรทัดของเซลล์เดิม
          บางครั้งเมื่อเราป้อนข้อมูลแล้ว อาจเกิดการผิดพลาดขึ้นได้ เราลองมาดูซิว่าจะมีวิธีการแก้ไขการผิดพลาดนั้นๆได้อย่างไ
  การแก้ไขข้อมูล
ในการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ของตารางทำงาน ถ้าเกิดมีการพิมพ์ผิดเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ผิดให้ถูกต้องได้ง่าย การแก้ไขข้อมูลมี  2 กรณี คือ
1.  ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลขณะกำลังป้อนข้อมูลและยังไม่ได้กดแป้น Enter ทำได้โดยการเลื่อนตัวชี้ไปที่อักขระที่ผิดแล้วกดแป้น Backspace แต่ต้องการยกเลิกการพิมพ์ทั้งหมดให้คลิกที่เครื่องหมายผิดที่ถบสูตร หรือกดแป้น ESC ก็ได
2.  การแก้ไขข้อมูลที่มีการกด Enter ไปแล้วสามารถทำการแก้ไขข้อมูลที่ผิดได้ สองแห่งบนตารางคือแก้ไขข้อมูลบนแถบสูตร หรือแก้ไขข้อมูลในเซลล์โดยตรงทำได้ 2 วิธีดังนี้
2.1  วิธีที่ 11)  คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2)
 พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการใหม่
3)  กดแป้น Enter
2.2  วิธีที่ 2
1)  คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) ช้เมาส์คลิกที่จุดที่ต้องการแก้ไข หรือกดแป้น F2 แล้ว กดแป้นลูกศร เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข
  
3)  ทำการแก้ไขข้อมูล
 
 4)  กด  Enter
การบันทึกสมุดงาน(Save)
การยกเลิกการทำงานครั้งสุดท้าย
เมื่อมีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ทำงาน หรือมีการใช้คำสั่งใด ๆ บนพื้นที่การทำงานแล้วต้องการที่จะยกเลิกการป้อนข้อมูลหรือการใช้คำสั่งหรือการทำงานครั้งล่าสุด โปรแกรม Microsoft  Excel มีคำสั่งที่อำนวยความสะดวกในการยกเลิกการทำงานครั้งล่าสุด  คลิกที่คำสั่งแก้ไข (Edit)  > เลิกทำ (Undo)  หรือคลิกที่สัญรูป  
แต่ถ้าเปลี่ยนใจต้องการดำเนินการที่ยกเลิกไป ก็สามารถทำได้โดยใช้คำสั่ง แก้ไข (Edit) >ทำซ้ำ (Repeat)  หรือคลิกที่สัญรูป    จะมีผลต่อคำสั่งครั้งสุดท้ายเท่านั้น
 การบันทึกแฟ้มข้อมูลใหม่
เมื่อจัดทำเอกสารเรียบร้อยต้องการบันทึกเอกสารนั้นไว้เพื่อให้สามารถนำเอกสารนั้นกลับมาใช้ใหม่ได้อีกด้วย  การจัดเก็บเอกสารนั้นในรูปสมุดงาน  ซึ่งมีขั้นตอนการบันทึกเอกสารดังนี้
ขั้นตอนการบันทึกแฟ้มใหม่มีดังนี้
วิธีที่ 1  การบันทึกด้วยเมนู
1.       คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (File) > บันทึกหรือบันทึกเป็น (Save /Save  as)
2.       จะปรากฏกรอบโต้ตอบ  จะเก็บไว้ที่ใดคลิกตรงบันทึกใน และตั้งชื่อแฟ้มในช่องชื่อแฟ้ม ถ้าไม่ตั้งชื่อ โปรแกรมExcelจะตั้งชื่อให้ Book1 นามสกุล  .xls  คลิกบันทึก
วิธีที่  2  คลิกที่สัญรูป    ที่แถบเครื่องมือ
วิธีที่  3  กดปุ่ม   Ctrl + 5    ที่คีย์บอร์ด
สรุป
ขั้นตอนที่ 1 เลือกวิธีการบันทึกสมุดงาน หนึ่งในสามวิธี
ขั้นตอนที่  2  ระบุแหล่งสำหรับทำการบันทึก เช่น Drive D: หรือ Drive A:  รวมถึงระบุสถานที่สำหรับจัดเก็บเอกสารว่าอยู่ที่ใด Folder ใด
ขั้นตอนที่  3  ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ
ขั้นตอนที่  4   คลิกบันทึก
การปิดแฟ้มข้อมูล
1.  คลิกที่คำสั่งแฟ้ม(File) > ปิด(Close)
หรือ คลิกที่เครื่องหมายกากบาทล่างด้านขวามือ  
 การออกจากโปรแกรม Excel
1.  คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม (file) >   จบการทำงาน (Exit)
2.       คลิกที่เครื่องหมายกากบาทบนด้านขวามือสุด 
         3.  คลิกที่ปุ่ม Control Menu Bar ( คลิก    ด้านซ้ายบนสุดแถบชื่อเรื่อง) คลิกที่ ปิด (Close) หรือ